制定財務制度需要注意哪些要點(制定財務制度20條建議)

財務制度應該怎樣制定?都需要制定哪些制度進行管理?針對不同規(guī)模和處于不同發(fā)展階段的公司，財務制度的制定需要考慮的方向不同，制度太多會增加員工的抵觸情緒，而沒有制度將會大幅度增加企業(yè)的經(jīng)營風險。所以財務制度的制定，需要在這兩者之間尋找平衡，下面就一起來討論下制定財務制度需要注意的20個建議要點吧。

明確制定制度的目的

財務制度的制定，是為了明確各部門的分工和職責，對公司的各項工作進行流程化、規(guī)范化的管理，對工作中的部分內(nèi)容提出可衡量的標準，同時針對工作結果進行獎懲。

制度并不是緊箍咒，而是為了疏通流程和降低風險，被限制的只是不合規(guī)的會為公司帶來風險的行為。

根據(jù)公司的發(fā)展階段選擇制定哪些制度

公司所處的發(fā)展階段不同，經(jīng)營的重心不同。一個初創(chuàng)企業(yè)，經(jīng)營的重點還是要考慮怎樣活下去，那么太多的制度，會給員工增加額外的負擔，應該拓展業(yè)務的時間可能都會花費在內(nèi)部各種管理流程上，這樣顯然是不合理的。

如果是一個初創(chuàng)企業(yè)，業(yè)務本身體量不大、員工人數(shù)較少而且組織架構也趨于扁平化，那么就需要抓住經(jīng)營中的關鍵點制定制度，例如把控資金的進出和資金計劃、合同的審批和管理等等。

當企業(yè)規(guī)模不斷擴大，業(yè)務多元化發(fā)展，人員規(guī)模不斷上升，對于管理的關注度會上升，需要把控的風險點會增加，需要更有體系的制定相關的制度，所有的制度最終會形成完成的公司內(nèi)部控制框架。

根據(jù)公司的業(yè)務復雜程度選擇制定哪些制度

有些公司雖然規(guī)模不大，但是業(yè)務線較多，而且不同的業(yè)務之間相差也比較大，這種情況，就需要在制定制度的時候考慮每條業(yè)務線的實際情況。

例如一家銷售公司，銷售的產(chǎn)品有自產(chǎn)產(chǎn)品和第三方產(chǎn)品，第三方的產(chǎn)品還分為兩種銷售方式，一種是從第三方購進再賣出，另一種是給第三方提供渠道進行分銷，收取相關的傭金。針對采購制度，采購就會分為原材料和第三方產(chǎn)品，這兩種都屬于公司的供應商，但實際上采購的流程和賬期的控制以及庫存的風險都是不同的，在制度中需要加以區(qū)分。

這種業(yè)務的復雜性會增加制度制定的難度，需要在制度中更加全面地進行考慮，針對不同的情況使用不同的管控方式。

制定制度的不止有財務部門

公司里應該由誰來制定制度?首先要明白，制度的范圍很廣，不僅僅包含財務制度，還有人事管理制度、業(yè)務相關制度等等。那么不同的制度就要由不同的部門進行制定。財務只負責制定財務相關的制度，同時會給業(yè)務相關制度中涉及財務的部分提出建議。

財務制度不止有付款報銷制度

一提到財務制度，可能首先想到的就是付款報銷制度，但財務制度實際上管控的不僅僅是這一項。財務制度可以劃分為財務部內(nèi)部管理制度和外部管理制度。

財務部內(nèi)部管理制度，主要是規(guī)范財務部內(nèi)部的工作，對各崗位的職責加以區(qū)分，明確權責以及工作內(nèi)容，讓財務部整體運轉更加順暢。包含：現(xiàn)金管理制度、印章使用及保管制度、檔案管理制度、資金管理制度等。

財務部外部管理制度，主要是對于業(yè)務流程中與財務直接相關的環(huán)節(jié)進行管控，降低公司經(jīng)營的風險。例如付款報銷制度、合同管理制度、應收賬款管理制度、采購制度、預算管理制度等等。

尋找業(yè)務流程中關鍵的風險點進行控制

制度的制定目的主要還是控制風險，那么就需要在業(yè)務流程中容易產(chǎn)生風險的點上用制度進行風險的管控。

怎樣尋找風險點呢?可以整體梳理業(yè)務的流程，然后在流程中找出與財務有關系的點，以及存在權責劃分不清的點，這些都是容易產(chǎn)生風險的。與財務相關，通常意味著與錢有關，權責劃分不清，很可能出現(xiàn)舞弊的情況發(fā)生，都是存在高風險的情況。

舉個例子，采購合同中可能涉及到庫存管理，假如出入庫都只有一個人負責，并沒有相關的復核程序，這種就屬于職責劃分不清，缺少復核人，無法保證出入庫的數(shù)量和金額準確，也無法保證庫存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準確，存在庫管人員私自偷盜庫存產(chǎn)品的風險，這時就需要用制度明確職責劃分，補全缺少的管理環(huán)節(jié)，降低風險。

財務制度與業(yè)務制度保持一致

財務的外部管理制度，是從業(yè)務流程中尋找關鍵的風險點進行控制，這就需要財務在這個風險點上制定的制度與業(yè)務流程的制度保持一致，如果產(chǎn)生沖突或是引發(fā)了歧義，那么整個流程將無法執(zhí)行。

舉個簡單的例子，采購的產(chǎn)品入庫，財務制度中要求入庫當天編制入庫單，將數(shù)據(jù)更新到庫存管理系統(tǒng)，并且拿到采購發(fā)票遞交到財務部，但業(yè)務的采購制度中提到發(fā)票由供應商的財務部門開具，會單獨進行郵寄，所以發(fā)票和采購商品不是同一時間到達，要求采購人員在收到采購發(fā)票后當天遞交到財務部。顯然兩個制度對于采購發(fā)票的相關規(guī)定產(chǎn)生了歧義，這時就需要調(diào)查實際采購情況是怎樣的，是否可以避免發(fā)票與采購產(chǎn)品不同步的問題，然后依據(jù)解決方案來決定需要調(diào)整哪個制度來保證財務與業(yè)務制度的一致性。

制度制定之前，與管理層達成共識

制度能夠正常執(zhí)行的一大保證，就是得到管理層的支持，管理層的支持可以降低員工對于制度管理的抵觸情緒，這一點在初創(chuàng)企業(yè)尤為重要。

企業(yè)在成立之初都會有野蠻生長的階段，所有的員工也適應了企業(yè)中無序的更多依靠自發(fā)行為規(guī)范的環(huán)境，隨著企業(yè)的發(fā)展，管理層通常會萌生出對企業(yè)經(jīng)營規(guī)范性的需求，這時就會考慮建立各種制度和流程進行管理。

如果管理層能夠支持制度的制定并且最大程度的支持制度的執(zhí)行，那么員工多數(shù)會聽從管理層的決定，將日常的工作和流程按照制度進行規(guī)范化和標準化;反之，如果管理層不支持制度管理的方式，覺得制度是多余的，那么通常在這個企業(yè)中，各項制度會淪為一種形式。

不執(zhí)行的制度=沒制度

還有一些時候，管理層表面上支持制度的制定，但實際上又帶頭違反制度的規(guī)定，上行下效，制度最后就會淪為一種形式化的文檔，沒有發(fā)揮應有的管控效果。

這種不執(zhí)行的制度，和沒制度沒有區(qū)別，公司依然缺少內(nèi)部管控的措施，風險依舊存在，而且隨著管控的失效，風險可能會越來越大。

所以不能僅僅滿足于制定了應有的制度，要把重心放在怎樣保證制度能夠持續(xù)地執(zhí)行。

制度制定是否要嚴格，依據(jù)公司情況決定

有些企業(yè)的制度制定特別嚴格，例如提交付款和報銷流程必須提供什么樣的附件，必須按照格式填寫付款單據(jù)，必須按照標準粘貼發(fā)票等等，這樣的規(guī)定通常是因為業(yè)務量大，為了方便財務部門處理和審批單據(jù)。

但各種必須，就將制度變得特別的死板，對于某些行業(yè)或是某些階段的企業(yè)，這種死板的制度并不適用。

例如一些行業(yè)變化快或是業(yè)務靈活性高的企業(yè)，需要在死板制度的基礎上進行一些變通，考慮一些例外的情況。假設付款制度規(guī)定必須見票才能付款，但有些供應商是收到款項才能開票，這時就可以提供合同以及入庫單或是結算單作為付款依據(jù);或是在預算管理制度中，增加預算外支出的審批流程，可以作為一種靈活處理的手段。

制度需要包括的最基本內(nèi)容

制度所對應的業(yè)務情況不同，但制度制定的目的是相同的，為了保證目的的實現(xiàn)，制度就需要包含一些最基本的內(nèi)容。

制度適用的場景，是適用于付款報銷、還是適用于合同審批和管理、還是適用于采購，這個適用的場景需要明確。

制度涉及的部門以及部門的職責分工，適用的場景中，涉及哪些部門，每個部門在場景中承擔何種責任、應盡哪些義務，這些需要在制度中進行清晰劃分。

工作內(nèi)容和結果衡量的標準，這個標準可以盡可能進行量化。例如在合同管理制度中約定每個環(huán)節(jié)審批的時間限制，這樣就可以對工作的效率加以量化，方便對整個流程的效率和部門工作成果進行評價。

制度配套的流程，大多數(shù)的制度都會形成相應的審批流程，需要將流程確定下來。場景中的業(yè)務流轉需要幾個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)需要哪些部門哪些人進行審核，不同部門的人審核的內(nèi)容是什么，不同的審批環(huán)節(jié)的權限有多大，這些都需要在流程中進行確認。

獎懲條例，如果違反制度，會給公司帶來損失，那么違法制度的人或是部門，需要承擔何種責任;反之，如果行為對公司產(chǎn)生良性的影響，那么直接關系人需要給予合同獎勵。這種明確的獎懲條例，會給員工釋放一種積極的信號，告知大家怎樣的行為是有危害的，哪些行為是公司所鼓勵的。

如果嫌棄文字太單調(diào)，制度中的部分內(nèi)容可以用表單、圖表代替

如果制度的內(nèi)容全部都是文字，那么估計很難有人可以完整看完，理解起來也可能會產(chǎn)生歧義。

為了避免這類情況，制度中部分內(nèi)容可以用表單或是圖表進行代替。例如各部門的職責權限就可以列表進行描述;相關的流程用流程圖展示，更加清晰明了;相關的標準描述，也可以通過圖表讓大家快速理解和記憶。這種多樣的描述和展示，會讓閱讀人在短時間內(nèi)記住制度的重點，降低理解障礙。

同時對于制度中提到的表單，例如出入庫單、付款報銷審批單等等，可以在制度的最后設定標準模板作為附件，方便各部門的工作。

制度制定不要過細

在制度制定的時候，還是需要控制公司整體制度的數(shù)量。制度太多，可能控制太細，反而會增加員工的工作難度和負擔，需要花費大量時間去查閱相關制度。

在梳理整體的業(yè)務流程時，可以將一些特定環(huán)節(jié)的管理制度與流程制度進行合并，這樣更方便進行整體的管控，保證各項制度的一致性，也方便員工進行查閱。例如整體采購的環(huán)節(jié)包括供應商的選擇、合同的簽訂、商品的驗收入庫、提交付款申請，那么庫存管理的制度可以作為整體采購制度的一部分，將兩個制度進行合并，這樣采購制度就更加完整，同時也降低了公司制度的數(shù)量。

細節(jié)管理可以用條例或是規(guī)范來代替制度

條例和細則相比制度，更像是制度中某一條款的解釋或是某種細化的標準。

假如公司目前開展了一個新業(yè)務，新業(yè)務某些情況不適用現(xiàn)有的制度，但是新業(yè)務的不確定性很大，暫時不會單獨制定制度，這時就可以用條例或是規(guī)范來管控新業(yè)務的風險。

還有一種情況是，制度中約定了獎懲相關的條件，但是這些條件依據(jù)業(yè)務情況可能需要頻繁調(diào)整，那么獎懲條件就可以形成單獨的條例作為制度的附件，每次調(diào)整只調(diào)整獎懲條例，而非整體制度。

想要提升效率，流程中設置分級審批

有時候如果公司的部門太多，那么一個審批流程就可能過長。同一個部門中，部門經(jīng)理審批后，部門總監(jiān)還需要審批，這樣無疑就拖長了審批耗費的時間。

如果想要提升效率，那么就需要給每個層級設置不同的權限，例如付款審批中，部門經(jīng)理、部門總監(jiān)、公司總經(jīng)理權限是不同的，20萬元以下經(jīng)過部門經(jīng)理審批，流程就可以完結，20-50萬需要增加部門總監(jiān)審批，50萬以上需要經(jīng)過總經(jīng)理審批。這種分級審批可以在控制風險的同時，最大限度縮短整個審批流程所需要的時間，提升工作效率。

制度的發(fā)布需要公告，必要的時候還需要增加培訓

制度管控的是公司所有員工的行為，那么制度的發(fā)布同樣也要全員進行公告，保證所有員工都知道公司有這項制度，特別關鍵的制度還需要對相關部門進行培訓，保證涉及的部門都能夠理解制度、明確制度中的相關規(guī)定，所有部門對于制度達成一致，這樣才能保證制度順利執(zhí)行。

公司在發(fā)布績效考核制度的時候，需要對相關部門，特別是業(yè)務部門進行培訓。讓所有人知道自己的績效指標是什么，指標計算的標準是什么，數(shù)據(jù)從何而來，考核的周期以及結果的評定，這種事前的培訓有助于績效制度的施行，避免了后期因為標準不清晰產(chǎn)生矛盾。

嚴禁朝令夕改

朝令夕改這種情況在中小企業(yè)比較多，通常因為老板的戰(zhàn)略規(guī)劃或是思路不清晰，造成各種想法隨時變動。但制度的朝令夕改，會降低制度的威懾性，無法引起員工的重視。也就沒辦法通過制度進行風險的管理和控制，企業(yè)會向著無序的方向發(fā)展。

所以在制度制定前，與管理層反復進行討論，并且根據(jù)實際情況對制度進行驗證，這種充分的準備會拉長管理層思考的時間，一定程度上降低朝令夕改的可能性。

制度的調(diào)整要有依據(jù)

制度制定后并不是一成不變的，也會定期進行調(diào)整，但調(diào)整需要有依據(jù)。

公司組織架構的調(diào)整，會影響原有的審批流程，行業(yè)環(huán)境的變化，會影響制度中對于供應商和客戶的一些規(guī)定，公司業(yè)務發(fā)展的情況會影響績效考核的標準，這些都是制度調(diào)整的依據(jù)。

制度可以根據(jù)公司實際經(jīng)營情況以及公司戰(zhàn)略和外部環(huán)境的變化調(diào)整，但不能依據(jù)領導的心情調(diào)整。

檢查制度執(zhí)行情況

檢查制度執(zhí)行的情況，第一是保證制度在正常執(zhí)行，發(fā)揮著管控作用，而不是淪為一種形式;第二是保證制度的內(nèi)容符合目前公司的實際情況，不需要進行調(diào)整。

檢查是為了確保制度這種內(nèi)控手段是有效的，這樣公司的風險才能有效的進行控制，而制度沒有執(zhí)行或是制度不符合實際情況，相當于電腦沒有安裝殺毒軟件或是殺毒軟件沒有升級，這樣會讓公司經(jīng)營處于風險之中。

檢查的手段可以是內(nèi)部審計也可以是抽查，這種檢查不能事前進行告知，防止有人刻意隱瞞真實情況，修改相關證據(jù)。

制度并非增加工作量，而是讓工作有章可循

有效的制度并不會增加各部門的工作量，而是將無序變成有序，讓工作有章可循，給員工明確的指引，降低溝通的成本，提升工作效率。

沒有制度的時候，如果一項工作不知道應該找哪個部門支持，那么就需要憑經(jīng)驗進行判斷，可能同時需要詢問兩三個部門來尋找負責人，但是有制度的情況下，制度明確規(guī)定這個業(yè)務這個環(huán)節(jié)的責任部門是哪個，那么就可以直接去負責部門進行溝通，降低了溝通成本，也節(jié)省了時間。

制度實際上是一種工作指引，告知員工業(yè)務中的每個環(huán)節(jié)需要找誰，這種明確的權責劃分，也避免了事后推諉的情況發(fā)生，提高了部門之間的協(xié)同效應。

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