原始憑證處理的基本要求(原始憑證必須具備的內(nèi)容)

原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生所取得或填制的書(shū)面證明，是會(huì)計(jì)核算的重要依據(jù)而且具有法律效力。原始憑證分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證兩種。在處理原始憑證時(shí)，需要把握好以下基本要求：

1、原始憑證必須具備的內(nèi)容： 原始憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證的單位名稱和填制人姓名;經(jīng)辦人員的簽名或蓋章;接受憑證單位的名稱;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容;數(shù)量、單價(jià)和金額。

2、外來(lái)原始憑證(如票據(jù)、收據(jù)等) 必須蓋有填制單位的財(cái)務(wù)專用章或票據(jù)專用章，同時(shí)具有套印的稅務(wù)部門或有權(quán)監(jiān)制部門的專用章以及填制人員的簽名或蓋章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章，同時(shí)應(yīng)寫(xiě)明住址，必要的注明身份證號(hào)碼。

3、自制原始憑證(如入庫(kù)單、領(lǐng)料單等) 必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人(或其指定的人員)和經(jīng)辦人簽名或者蓋章。

4、凡需填寫(xiě)大寫(xiě)和小寫(xiě)金額的原始憑證 大寫(xiě)與小寫(xiě)金額必須相符。購(gòu)買實(shí)物的原始憑證，必須有實(shí)物驗(yàn)收證明;支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。

5、一式幾聯(lián)的原始憑證 應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報(bào)銷憑證，必須用雙面復(fù)寫(xiě)紙(票據(jù)和收據(jù)本身具備復(fù)寫(xiě)紙功能的除外)套寫(xiě)，并連續(xù)編號(hào)。作廢時(shí)應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。

6、發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨票據(jù)外，還必須有退貨驗(yàn)收證明 退款時(shí)，必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證以及當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)開(kāi)具的“進(jìn)貨退出或索取折讓證明單”，不得以退貨票據(jù)代替收據(jù)。

7、職工因公借款的借據(jù)，必須附在記賬憑證之后 收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開(kāi)收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。

8、經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件 如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。

9、原始憑證發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或無(wú)法辨認(rèn)的，不得涂改、挖補(bǔ) 未入賬的原始憑證，應(yīng)退回填制單位或填制人員補(bǔ)填或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開(kāi)出單位的公章;發(fā)現(xiàn)有違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)會(huì)制度的，應(yīng)拒絕受理，對(duì)弄虛作假、營(yíng)私舞弊、偽造涂改等違法亂紀(jì)的，應(yīng)扣留憑證，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。已經(jīng)入賬的原始憑證，不能抽出，應(yīng)另外以正確原始憑證進(jìn)行更正。

10、原始憑證不得外借 其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以復(fù)制，復(fù)制時(shí)，須有財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人共同簽名或蓋章。

11、外來(lái)原始憑證如有遺失 應(yīng)取得原填制單位蓋章證明，并注明原始憑證編號(hào)金額和內(nèi)容等，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能作原始憑證。如確實(shí)無(wú)法取得證明的如火車、汽車、輪船、飛機(jī)票等，由當(dāng)事人寫(xiě)出詳細(xì)情況，由單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

12、一般情況下，記賬憑證必須附有原始憑證并注明張數(shù) 原始憑證的張數(shù)按自然張數(shù)計(jì)算(原始憑證匯總表應(yīng)計(jì)算在內(nèi)，原始憑證粘貼紙不應(yīng)計(jì)算)。如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號(hào)或者附原始憑證復(fù)印件。一張?jiān)紤{證所列支出需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)當(dāng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開(kāi)給對(duì)方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r等。更正錯(cuò)誤或結(jié)賬、調(diào)賬的記賬憑證，可以不附原始憑證，但應(yīng)對(duì)調(diào)整事項(xiàng)說(shuō)清楚。

13、附在辦理收付款項(xiàng)的記賬憑證后的原始憑證 在辦理完收付款項(xiàng)后，必須加蓋“收訖”、“付訖”戳記。

14、附在記賬憑證之后的原始憑證 應(yīng)折疊、粘貼整齊，對(duì)小于記賬憑證的原始憑證(如：火車、汽車、飛機(jī)、輪船票等)，要粘貼在與記賬憑證一樣大小的原始憑證粘貼單上。對(duì)于數(shù)量較多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”字樣、原始憑證名稱和編號(hào)。各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)另行編制目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。當(dāng)然若企業(yè)在發(fā)生預(yù)付大型設(shè)備款或在建工程款時(shí)，管理方面需要提供預(yù)付每戶款的金額，設(shè)三級(jí)、多級(jí)明細(xì)或使用財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)功能滿足需要。

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